IT Outsourcing: Alles was es darüber zu wissen gibt

Haben Sie bereits über den Einsatz von IT Outsourcing nachgedacht? Oder wollen Sie einfach nur allgemein erfahren, was es mit einem IT Outsourcing Modell auf sich hat oder wie Managed Services eingesetzt werden? Dann sind Sie hier richtig. Wir zeigen Ihnen die Vorteile von IT Outsourcing und stellen Ihnen verschiedene IT Outsourcing Modelle vor!

Was versteht man unter IT Outsourcing?

Unter Outsourcing versteht man die Übergabe einzelner Aufgaben, Teilbereiche oder Geschäftsprozesse an einen Dritten und damit die Übernahme der Ergebnisse von außerhalb des eigenen Unternehmens. Leistungen, für deren Erfüllung Ihr Unternehmen verantwortlich war, werden nun von einem spezialisierten Dienstleister erbracht. IT Outsourcing ist also der Einsatz von einem externen IT Dienstleister zur effektiven Bereitstellung von IT-gestützten Geschäftsprozessen, Anwendungsdiensten und Infrastrukturlösungen für Geschäftsergebnisse. Das bedeutet, dass das IT Unternehmen die volle Verantwortung für die gesamte IT Wartung und Unterstützung übernehmen kann, dies wird als vollständig verwalteter Service bezeichnet. Oder es kann zusätzliche Unterstützung für ein internes IT Team bereitstellen, dies wird auch als Co-Sourcing der IT Unterstützung bezeichnet und ist in der Regel ein Ansatz, der von größeren Organisationen gewählt wird. Ein Unternehmen kann einen Anbieter für alle seine IT Anforderungen nutzen oder mehrere Dienstleister, die verschiedene Elemente an IT Leistungen liefern.

Warum IT Outsourcing?

Das Stichwort ist hier die ständige Weiterentwicklung von Technologie. Technologie ist die entscheidende Kraft, die das gesamte Gesicht der Wirtschaft verändert. Unternehmen, die wettbewerbsfähig sein wollen, befinden sich in einem ständigen Wettlauf, sich an aktuelle Technologien anzupassen, diese zu übernehmen und weiterzuentwickeln. Es gibt nur wenige Möglichkeiten, diese Positionierung ohne zuverlässige technische IT Unterstützung zu gewährleisten. Das ist ein Grund, warum jeder Geschäftsführer das Outsourcing von IT Dienstleistungen durch Managed Services in Betracht ziehen sollte.

Es gibt unmittelbare und langfristige Vorteile, mit IT Outsourcing zu arbeiten:

• Kosten senken: Die Ausbildung und Unterhaltung einer internen IT Abteilung ist kostspielig. Auch die Installation einer IT Infrastruktur mit Netzwerken, Servern, Sicherheit, Speicher und einer ganzen Reihe anderer Komponenten ist extrem kostspielig. Das Outsourcing des IT Supports verwandelt fixe IT Kosten in variable Kosten und gibt Ihnen Spielraum für ein entsprechendes Budget. Kurz gesagt, Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen, was eine enorme Kostenreduzierung sein kann.
• Hohen technischen Anforderungen gerecht werden: Da die Technologie immer komplexer wird, ist das Management von Hard- und Software deutlich anspruchsvoller geworden. Unternehmen benötigen innovative Hard- und Softwarelösungen. Außerdem ist eine durchgängige Vernetzung und einen kontinuierlichen Funktionsfluss für Internet, Intranet und Extranet erforderlich. Professionelle IT Dienstleister können solche technischen Anforderungen vollständig abdecken.
• Risiken senken: Jede geschäftliche Investition birgt ein gewisses Risiko. Eine sich ständig verändernde Palette von staatlichen Vorschriften, Wettbewerbern, wirtschaftlichen Bedingungen und Technologien sorgt dafür. Unternehmen, die IT Outsourcing anbieten, übernehmen einen großen Teil dieses Risikos. Sie verfügen über spezifisches Branchenwissen – vor allem über Sicherheits- und Compliance-Fragen. Mit diesem Wissen können sie inhärente Risiken besser einschätzen und vermeiden.
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die versuchen, die gesamte IT in Eigenregie zu implementieren und zu warten, müssen oft deutlich mehr Aufwand für Forschung, Entwicklung und Umsetzung betreiben. Dies führt zu zwei Problemen für das Unternehmen: höhere Kosten und mehr Zeit. Die Kosten werden wahrscheinlich an die Kunden weitergegeben, was bedeutet, dass das Unternehmen bei den Produktpreisen weniger wettbewerbsfähig wird. Da es länger dauert, neue Produkte auf den Markt zu bringen, leidet die Wettbewerbsfähigkeit ebenfalls, da andere Unternehmen schneller sind.
• Fokus auf ein Alleinstellungsmerkmal: Unternehmen scheitern oft aus einem Grund: Sie haben kein Alleinstellungsmerkmal (Unique Selling Proposition). Dies bezieht sich auf das, was ein Unternehmen von seinen Konkurrenten unterscheidet und kann viele verschiedene Formen annehmen, wie z. B. die niedrigsten Preise oder die innovativsten Produkte zu haben. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, die Feinheiten zu erlernen, die ein erfahrenes IT Team bereits kennt, oder herauszufinden, was schief gelaufen ist, ist es viel kostengünstiger, diese Dienstleistungen auszulagern. Auf diese Weise können sich Führungskräfte auf das konzentrieren, was sie am besten können, und die Unique Selling Proposition ihres Unternehmens fördern.

Es gibt auch einige Nachteile von IT Outsourcing, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten:

• Weniger Kontrolle: Ein Verlust der Kontrolle über die IT Funktionen ist etwas, das einige Unternehmen als problematisch anführen, wenn es um das IT Outsourcing geht. Dies lässt sich jedoch mit verbesserter Kommunikation, Projektmanagement und Monitoring leicht bewältigen.
• Kommunikation: Abhängig vom Standort des ausgelagerten Teams kann die Kommunikation in Bezug auf Zeit und Sprachbarrieren manchmal ein Problem darstellen. Solange das beauftragende Unternehmen im Voraus die zeitlichen Anforderungen festlegt, die von allen Beteiligten verwendete Sprache bestimmt und geeignete Kommunikationsmethoden etabliert, kann dieses Problem gelöst werden, bevor es überhaupt entsteht.
• Fehlender Support im Büro: Unternehmen zögern in der Regel, zu einem Outsourcing Geschäftsmodell zu wechseln, da sie es als angenehm empfinden, wenn ihre IT Mitarbeiter bei ihnen im Büro sind. Es mag bequem sein, jemanden physisch vor Ort zu haben, aber es ist nicht immer der effektivste Weg in Bezug auf Kosten und Zeit.

Obwohl das IT Outsourcing einige Nachteile mit sich bringt, überwiegen die Vorteile bei weitem die möglichen Probleme. Das Outsourcing der IT bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, Kosten zu reduzieren, zusätzliche Sicherheitsvorteile zu gewinnen sowie Zugang zu Fähigkeiten zu erhalten, auf die sie sonst vielleicht keinen Zugriff hätten. Solange die Kommunikation und das Management von Anfang an effektiv gehandhabt werden, ist eine Outsourcing Beziehung eine unglaublich vorteilhafte.

Welche Formen von Outsourcing gibt es?

• Offshore-Outsourcing: Hierbei wird IT-bezogene Arbeit an ein Unternehmen im Ausland übertragen, das politische Stabilität, niedrigere Kosten und Steuerersparnisse bietet.
• Nearshore-Outsourcing: IT Aufgaben werden an ein Unternehmen in einem Land übertragen, das eine gemeinsame Grenze mit dem eigenen Land hat. Theoretisch werden dadurch Reisen und Kommunikation zwischen den beiden Unternehmen einfacher.
• Onshore- oder Inlands-Outsourcing: Dies beinhaltet die Beauftragung eines externen Dienstleisters, der sich im gleichen Land wie man selbst befindet, um IT-bezogene Arbeiten per Fernzugriff oder vor Ort zu erledigen.
• Cloud Computing: Beauftragung eines IT Outsourcing Dienstleisters mit der Erbringung von IT-bezogenen Dienstleistungen über das Internet, wie Infrastructure-as-a-Service, Platform-as-a-Service und Software-as-a-Service.
• Managed Services: Ein externes Unternehmen stellt Netzwerkmanagementfunktionen wie IP-Telefonie, Messaging und Callcenter, virtuelle private Netzwerke (VPNs), Firewalls sowie Netzwerküberwachung und -berichterstattung bereit.

Typischerweise werden folgende IT Services häufig ausgelagert:

• Anwendungs-/Softwareentwicklung
• Web-Entwicklung/Hosting
• Anwendungssupport oder -management
• Technische Unterstützung oder Helpdesk
• Datenbank-Entwicklung oder -Verwaltung
• Telekommunikation
• Infrastruktur – Installation und Support von Hardware, Software und Netzwerken
• Vernetzung und Kommunikation
• Disaster Recovery
• Verwaltung von Rechenzentren
• Datenspeicherung
• E-Mail
• Sicherheit – Schutz vor Viren, Spam und anderen Online-Bedrohungen

Wann lohnt sich Outsourcing?

IT Outsourcing lohnt sich vor allem dann, wenn man sich im Vorfeld über alle Vor- und Nachteile Gedanken gemacht hat und zu dem Schluss gekommen ist, dass es sich für das eigene Unternehmen auszahlt. Alle Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis
• Kostenreduzierung
• Geschultes Personal
• Wettbewerbsvorteil
• Keine Anschaffungs- und Wartungskosten
• Modernste Technik und Software
• Datenschutz und Internetsicherheit
• Langfristige Planungssicherheit
• Volle Kostentransparenz
• Beratung und Betreuung

Natürlich ist es auch extrem wichtig, einen guten IT Outsourcing Anbieter zu finden. Recherchieren Sie sorgfältig und werfen Sie z. B. einen Blick auf das deutschlandweite Internet-Agentur-Ranking des Bundesverbands Digitale Wirtschaft. Sie können sich auch an lokale Anbieter in Ihrer Region wenden. Der Vorteil: Sie können diese vor Ort besuchen und es entstehen keine zusätzlichen Kosten für lange Reisen. So können wichtige Meetings und Präsentationen auch spontan stattfinden. Ein weiteres Indiz für die Zuverlässigkeit eines potenziellen IT Anbieters können auch gängige Zertifikate wie der ISO 27001-Standard für Datensicherheit oder bewährte Technologiepartnerschaften sein. IT Outsourcing ist Vertrauenssache. Es kann nur funktionieren, wenn der Kunde sicher sein kann, dass der Dienstleister die Aufgaben genauso gut oder besser erledigt als das eigene IT Team. Deshalb müssen folgende Fragen gestellt werden:

• Verfügt der Managed Services Anbieter über die notwendige Expertise?
• Verfügt er über ein ausreichend großes Team von gut ausgebildeten Experten?
• Kann er alle Bereiche abdecken, die ich auslagern möchte?
• Ist er für mich rund um die Uhr am Helpdesk erreichbar?
• Verfügt er über zertifizierte Qualitäts- und Sicherheitsstandards?

Fazit: Mit der Übergabe von IT Angelegenheiten an einen externen Dienstleister wird es Ihnen als Unternehmer ermöglicht, sich auf Ihre Ideen und Kernkompetenzen zu konzentrieren. Sie können davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen die neuesten Technologien einsetzt und somit Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Auch wenn ein guter IT Dienstleister oft nicht günstig ist, sparen Sie definitiv viel Geld, wenn Sie keine eigene IT Abteilung unterhalten müssen. Prüfen Sie einfach die verschiedenen IT Outsourcing Modelle genau und wählen Sie ein IT Unternehmen, das perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt und seine IT Dienstleistungen auf Sie zuschneiden kann.