IT-Kosten senken – so überstehen Sie Krisenzeiten

IT-Programmierer arbeitet vor seinem Computerbildschrim

Durch die COVID 19-Pandemie wurden viele Unternehmen in ihrer Wirtschaftlichkeit stark eingeschränkt. Lockdowns, Social Distancing, Grenzschließungen und Reisebeschränkungen wirken sich nicht nur auf das soziale Leben aus, sondern betreffen auch verschiedene wirtschaftliche Bereiche. Viele Konzerne müssen ihre Ausgaben, wie zum Beispiel die IT-Ausgaben senken, um noch wirtschaftlich haushalten zu können.

Die Schwerpunkte im Bereich der Ausgaben haben sich über die letzten Jahre verändert und darauf müssen Unternehmen reagieren.

Strategische Ansätze zur Kostenoptimierung und innovative Lösungen können die IT-Kosten senken und den Unternehmen Wege aus den roten Zahlen aufzeigen.

IT-Programmierer arbeitet vor seinem Computerbildschrim

Wie kann man IT-Kosten senken?

Um das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten vor dem Bankrott zu schützen, müssen verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, um die Kosten zu senken.

Treffen Sie Sofortmaßnahmen

Eliminieren, reduzieren oder suspendieren Sie Posten, die das Budget vom Unternehmen in einigen Monaten belasten wird. Ausgaben, die nicht jährlich, sondern monatlich oder vierteljährlich anfallen und bezahlt werden zählen zu Kostenfallen, die Sie vermeiden können. Überlegen Sie, welche Sofortmaßnahmen sich auch langfristig positiv auf das Budget auswirken, zum Beispiel Ausgaben, die auf „Pay as you go“-Basis bezahlt werden. Dieses Bezahlsystem findet man vor allem im Bereich der Energie und Telekommunikation oder im Cloud Computing.

Reduzieren Sie die Kosten

Frieren Sie die Kosten nicht ein, sondern achten Sie darauf, dass sie wirklich eliminiert oder reduziert werden und nicht später in der Jahresbilanz wieder auftauchen. Achten Sie dabei auf Vertragskosten, Lizenzen oder Kosten für Software. Welche Verträge können gekündigt werden? Welche Lizenzen müssen verlängert werden und wo könnte man etwas Geld sparen?

Nicht verplante und gebundene Ausgaben anpacken

Setzen Sie bei nicht verplanten und gebundenen Ausgaben den Rotstift an und überprüfen Sie regelmäßig Verträge auf Neuverhandlungs- und Kündigungsklauseln. So erreichen Sie den unmittelbarsten Effekt. Überlegen Sie sich, ob momentan Investitionen in Maschinen, Geräte oder neue Räumlichkeiten ins Budget passen, oder ob man hier Kosten einsparen kann.

Opex und Capex anschauen

Achten Sie bei den Ausgaben auf Opex (Betriebsausgaben) und Capex (Investitionsausgaben), diese können einfach beeinflusst werden. Da in Betrieben rund ein Viertel der Ausgaben des durchschnittlichen IT-Budgets für Sachwerte ausgegeben werden, kann man auch hier Geld sparen, indem man unnötige Ausgaben vermeidet. Typische Investitionsausgaben sind Investitionen in Maschinen, Gebäude und Erstausrüstung. Zu den Betriebsausgaben zählen Kosten für Roh- und Betriebsstoffe, Personalkosten, Energiekosten und Kosten für Vertrieb und Verwaltung.

Gegenüberstellung von Opex und Capex auf einer Waage

Nur einmal, aber richtig

Mehrere Kündigungswellen hintereinander können sehr schädlich sein. Seien Sie daher beim Abbau vom Personal konsequent. Die meisten Unternehmen nehmen beim ersten Mal keine ausreichend tiefen Einschnitte vor, was dazu führt, dass sie die Kosten oft noch einmal anschauen und weitere Maßnahmen ergreifen müssen. Damit machen Sie sich nicht nur doppelte Arbeit, sondern sorgen auch für schlechte Stimmung im Team.

Diskretionäre und nicht-diskretionäre Kosten anschauen

Diskretionäre Ausgaben, zum Beispiel für Kosten für neue Projekte, zusätzliche Fähigkeiten oder Dienstleistungen werden oft als leicht zu kürzende Stellen angesehen. Aber auch nicht-diskretionäre Kosten für die IT-Infrastruktur oder den IT-Betrieb können gesenkt werden, indem man die Nutzung oder das Servicelevel reduziert.

Variable und fixe Kosten in Angriff nehmen

Fixkosten sind Ausgaben, die unabhängig von Aktivität oder Volumen konstant bleiben, wie beispielsweise die Büromiete, verschiedene Abonnements und die Gehaltsabrechnungen. Konzentrieren Sie sich bei fixen Kosten auf die Eliminierung.

Variable Kosten ändern sich mit der Aktivität oder dem Volumen. Hierzu zählen zum Beispiel Telekommunikation, Vertragspartner und Verbrauchsmaterial. Bei variablen Kosten sollten Sie sich sowohl auf die Reduzierung als auch auf die Eliminierung konzentrieren.

Prüfen Sie die Konten

Arbeiten Sie mit Finanzpartnern zusammen, um einen Überblick über die Details auf der Ausgabenseite zu erhalten, beispielsweise Aufwandskonten, Rückstellungen und Vorauszahlungen. Nutzen Sie diese Einblicke, um spezifische Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren, die sich sofort auf die Bilanz auswirken werden.

So behält man IT-Kosten im Griff

Bei der Senkung der IT-Kosten müssen Sie darauf achten, dass die Qualität von Ihrem Unternehmen nicht darunter leidet. Somit darf der Personalabbau in der IT-Abteilung nicht die Qualität kritischer Dienstleistungen beeinträchtigen, Standardisierung und Einschränkungen des Leistungsniveaus auf der IT-Seite dürfen das operative Geschäft nicht gefährden und die Kostensenkung muss gegen den Wert, den die IT beisteuert, abgewogen werden.

IT-Kostensenkungen dürfen nicht zu höheren Prozesskosten auf der Anwenderseite führen. Unterscheiden Sie außerdem notwendige Investitionen von unnötigen Ausgaben. Beachten Sie, dass Geschäftsbereiche und Treiber mindestens einen genauso wichtigen Beitrag zu den IT-Kosten leisten, wie die IT an sich.

IT-basierte Lösungen um die IT-Kosten in Ihrem Unternehmen zu senken

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der IT-Kostensenkung. Für Einsparungen eignen sich Cloud Services, Outsourcing, Virtualisierung, eine gute Infrastruktur-Strategie, Integration und Standardisierung sowie energieeffizientes Arbeiten.

Cloud Services

Sie haben die Möglichkeit, Freiräume für Ihr Unternehmen zu schaffen, indem Sie Teile der IT-Abteilung oder die gesamte IT von extern managen lassen. Sie können zwischen einer Dienstleistung vor Ort, der Public Cloud, der Privaten Cloud oder Hybridmodellen auswählen.

In 2d illustrierte Wolke vor digitalem Hintergrund

Outsourcing

Damit Sie sich voll und ganz auf die Stärken Ihres Unternehmens konzentrieren können, gibt es andere Unternehmen, die Outsourcing anbieten und Ihre IT-Abteilung damit entlasten. Durch das Outsourcen der IT haben Sie damit nichts mehr zu tun und mehr Zeit für Ihre Kunden.

Virtualisierung

Meistens werden Server nicht vollständig ausgelastet. Die Virtualisierung der Server kann dazu führen, dass die Auslastung auf bis zum vierfachen steigt. Somit brauchen Sie weniger Geräte.

Lassen Sie Ihre Hardware- und Software-Infrastruktur virtualisieren. So senken Sie Ihre Hardwarekosten, die Energiekosten und erhöhen die Flexibilität Ihres Unternehmens.

Infrastruktur-Strategie

Lassen Sie sich beraten, welche IT-Infrastruktur am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Wenn Ihr Bedarf an Datenspeicher-Kapazitäten steigt, reicht es oftmals nicht, sich einfach nur mehr Storage zu kaufen. Investieren Sie klug und sparen Sie weitere Kosten.

Integration & Standardisierung

Eine weitere Maßnahme der Kosten-Einsparung kann sein, die Systeme aufeinander abzustimmen. In vielen Unternehmen ist die IT-Landschaft über die Jahre gewachsen, es laufen viele Systeme nebeneinander, ohne aufeinander abgestimmt zu sein. Wenn Sie Ihre Systeme standardisieren lassen, können Sie Kosten und Aufwand bei der Pflege Ihrer IT sparen.

Energie sparen

Energie sparen ist nicht nur in der IT-Branche eine wichtige Säule der Kostenreduzierung, sondern auf der ganzen Welt. Da man im Zeitalter der Digitalisierung nicht auf IT verzichten kann, ist es wichtig herauszufinden, wie Sie die Anforderungen an die digitale Welt möglichst energieeffizient erfüllen können. Durch effizientes Energiemanagement senken Sie die IT-Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens und Ihrer IT-Landschaft.

IT-Kosten sparen durch digitale Arbeitsplätze

In der heutigen Zeit müssen Arbeitsplätze nicht immer ortsgebunden sein! Vor allem im IT-Bereich ist es gut möglich, seine Arbeit von unterschiedlichen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten zu erledigen.

Während beim herkömmlichen Arbeitsmodell viel Zeit für Transport und Fahrtwege draufgeht, können Sie durch digitale Arbeitsplätze die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren.

Dadurch gibt es nicht nur positive Auswirkungen auf Ihre Bilanzen, sondern auch auf das Arbeitsklima. Denn Arbeitsplätze sollten heute nicht nur den steigenden Anforderungen des Geschäfts, sondern auch den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden. Die zunehmende Digitalisierung verlangt von Ihnen, dass Sie sich vermehrt Gedanken über entsprechende Arbeitsmodelle machen.

Flexible Arbeitszeiten bieten eine Optimierung in vielerlei Hinsicht. Einerseits steigt die Lebensqualität Ihrer Angestellten, da die Work-Life-Balance verbessert wird, Herausforderungen mit der Kinderbetreuung können einfacher gelöst werden, was nicht nur für die Eltern unter Ihren Angestellten ein Gewinn ist. Wer Zeit hat, kann effizient arbeiten und wer zufrieden ist, hat Potential für Innovationen!

Fazit: Zufriedene Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben schneller, steigern die Effizienz und die Ergebnisse Ihres Unternehmens.

Einsparungspotentiale der IT-Kosten auf der Betriebsseite

Der IT-Betrieb ist der klassische Bereich, um dort den Rotstift für IT-Kosteneinsparungen anzusetzen. Aber hier muss mit Vorsicht agiert werden.

Zum einem sichert gerade der IT-Betrieb die Bereitstellung von Arbeitsplatzausstattung und Systemen, die für Ihr Business unbedingt notwendig sind. Harte Schnitte können zwar das Überleben vom Business kurzfristig sichern, führen aber langfristig oft zu einer Reduktion des Leistungsniveaus zu Lasten des Geschäfts und unzufriedenen Kunden.

Zum anderen führen aber gerade technologische Neuerungen im Infrastrukturbereich in Richtung hyperkonvergente Technologien zur Realisierung von Skaleneffekten und damit zu Gestaltungsmöglichkeiten in den IT-Kosten.

Es gibt verschiedene Lösungen auf der Betriebsseite, um Geld zu sparen. Dabei sollte das Ziel sein, gute Services anzubieten und dabei die IT-Kosten so gering wie nötig zu halten.

So können Sie die Herausforderung meistern:

Herausforderung: Arbeitsplatz

Überprüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur nach der Corona-Pandemie. Oftmals wurde die Arbeitsplatzausstattung durch das Anbieten von Homeoffice-Möglichkeiten mobil aufgerüstet und viele Arbeitsplätze im Unternehmen stehen jetzt nutzlos herum.

Überlegen Sie, was Sie noch von der alten Ausstattung brauchen, um gute Services anzubieten und auf welche Weise Sie Geld sparen könnten.

Holen Sie sich Informationen von Ihrem Team ein, um zu verstehen, was noch gebraucht wird, welche Ausstattung mittlerweile überholt ist und wo noch Bedarf besteht.

Verträge und Lizenzen als Kostenfalle

In verschiedenen Branchen braucht man unterschiedliche Software. Analysieren Sie Ihr IT-Budget im Hinblick auf Lizenzkosten für unterschiedliche Software. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Software abgelöst werden und wo noch Geld eingespart werden kann.

Die Verringerung der Anzahl an Lizenzen, die jährlich große Teile vom IT-Budget verschlingen, gehören zu den Themen, die kontrovers diskutiert werden. Einerseits unterliegt dieser Kostenstellhebel permanenter Optimierung, andererseits ist die Überprüfung und Integration einer individualisierten Auftragsentwicklung oftmals zielführender.

RZ-Infrastruktur

Jedes Unternehmen braucht Rechen-Power und Speicher und damit auch Partner, die sich um die Software und die Hardware kümmern. Sofern noch ein eigener RZ-Betrieb geplant ist, lässt sich über sogenannte Software-defined Data Center in der Administration einiges an Manpower einsparen. Somit erreichen Sie vollere IT-Budgets für die gleiche Arbeit. Beachten Sie, dass die Hardware alle drei bis vier Jahre erneuert werden sollte.

Cloud-Infrastruktur – die neue Art zu sparen

Mittlerweile ist in vielen Unternehmen der Bezug von Rechen- und Speicherleistung aus der Cloud das Mittel der Wahl. Aber auch hier lässt sich Geld sparen. Planen Sie geschickt und reduzieren Sie dadurch Ihre Kosten ohne die Zufriedenheit der Kunden zu gefährden.

Zusammenschlüsse von IT Firmen

Im IT-Business werden oft kleinere IT-Unternehmen von größeren Firmen aufgekauft. Der Endverbraucher besitzt dann Software oder Dienstleistungen der kleineren Firmen. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie Ihre Verträge neu verhandeln. Oftmals ermöglichen die einfacheren Regelungen der großen Firmen eine Kostenreduktion.

IT-Kosten senken ohne Qualitätsverlust

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie IT-Kosten senken können und Ihr Unternehmen sicher durch die Krisenzeit kommt.